Как организовать доступ сотрудников к нейросетям

Когда нейросетями пользуется один человек, достаточно выбрать удобный сервис и разобраться с оплатой. В команде появляются другие вопросы. Кто приглашает сотрудников, из чьих средств оплачивается работа, где находятся документы и что происходит при увольнении.

Удобная организация начинается с отдельных рабочих аккаунтов и понятного ответственного за доступ и расходы. Сотрудники при этом могут пользоваться разными нейросетями. Единой должна быть организация работы, а выбор инструмента зависит от задачи.

Начните с рабочих задач

Соберите задачи, для которых сотрудники уже используют нейросети или хотят их попробовать. Например, подготовка писем, сравнение документов, обработка таблиц, поиск сведений и создание презентаций. Для каждой задачи определите, какие данные нужны на входе и кто проверяет результат.

Полезный результат должен быть узнаваемым. Для письма это текст, который сотрудник проверил и готов отправить. Для таблицы это файл с проверенными расчётами. Для исследования это обзор, в котором можно открыть источники и проверить выводы.

Такой список помогает выбрать подходящие нейросети и инструменты. Он также даёт сотрудникам общий ориентир, что можно поручать сервису и когда нужна дополнительная проверка человеком. Примеры работы с документами и таблицами собраны на странице Файлы.

Разделите личные и рабочие аккаунты

У каждого сотрудника должен быть свой рабочий аккаунт. Тогда доступ можно выдать конкретному человеку, связать расходы с его работой и прекратить доступ при уходе из компании.

Общая учётная запись усложняет эту задачу. Действия разных людей смешиваются, а пароль известен нескольким сотрудникам. При отдельном доступе каждый задаёт свой пароль и работает от своего имени.

В корпоративном аккаунте Niko AI рабочая почта сотрудника должна отличаться от адреса его личного аккаунта. Личный баланс и средства компании учитываются отдельно. Если сотрудник уже пользуется Niko AI самостоятельно, его личный аккаунт продолжает существовать отдельно от рабочего.

Назначьте администраторов и распределите сотрудников по отделам

Определите, кто будет приглашать сотрудников, управлять доступом и следить за оплатой. Затем объясните команде, к кому обращаться по этим вопросам.

В Niko AI предусмотрены две корпоративные роли:

Отделы помогают группировать расходы. Например, можно отдельно смотреть использование в продажах и маркетинге. Названия отделов стоит согласовать до приглашений, чтобы отчёт был понятен руководителю и получателю выгрузки.

На изображении учебная компания и вымышленные данные. У Анны роль администратора, у Марии роль сотрудника. Рабочие аккаунты распределены по отделам.

Согласуйте правила работы с данными

Обсудите, какие рабочие сведения сотрудники будут передавать нейросетям. Важно заранее определить, когда требуется обезличивание и кто проверяет подготовленный документ перед дальнейшим использованием.

В Niko AI администратор может закрепить обязательные настройки для сотрудников. Например, включить обезличивание или отключить поиск в интернете. Остальные настройки сотрудники выбирают самостоятельно.

При включённом обезличивании найденные персональные данные третьих лиц заменяются на вымышленные в браузере до отправки нейросети. Полнота замены не гарантируется. Для запросов с персональными данными полезно проверять список замен перед отправкой. Подробный порядок описан на странице обезличивания данных.

Данные запроса передаются выбранному поставщику нейросети для его выполнения. Условия обработки и передачи изложены в политике обработки персональных данных.

Отделите управление расходами от доступа к переписке

Руководителю нужны сведения об использовании сервиса и полученной пользе. Для этого можно договориться, какие готовые материалы сотрудники передают коллегам и как проверяется их качество.

В корпоративном кабинете Niko AI администратор видит использование и расходы по сотрудникам, отделам и нейросетям. Содержимое переписки и файлы чатов сотрудников ему недоступны. Они хранятся в браузере сотрудника.

Порядок передачи готового рабочего результата стоит обсудить отдельно. Например, сотрудник может передать проверенную презентацию через привычное рабочее хранилище. Корпоративный аккаунт организует доступ и оплату, а совместная работа над готовыми материалами остаётся частью процесса команды.

Подключите компанию и проверьте обычный рабочий сценарий

Для самостоятельного подключения компании в Niko AI:

1. Создайте корпоративный аккаунт и укажите реквизиты компании. Первый администратор подтверждает почту и телефон.
2. Пригласите сотрудников по отдельным рабочим адресам. Каждый принимает приглашение и задаёт свой пароль. Приглашённым сотрудникам подтверждать телефон не требуется.
3. Назначьте роли, распределите сотрудников по отделам и задайте общие настройки.
4. Пополните общий баланс банковским переводом или корпоративной картой.
5. Выполните обычную рабочую задачу и проверьте результат, списание и запись в отчёте.

После проверки сотрудник должен понимать, как войти, где выбрать нейросеть, как увидеть стоимость сообщения и к кому обратиться по вопросам доступа. Администратору важно проверить, что расходы относятся к нужному сотруднику и отделу.

Порядок анализа расходов разобран отдельно в статье Как учитывать расходы компании на нейросети.

Поддерживайте доступ в актуальном состоянии

При изменении обязанностей сотрудника проверьте его роль и отдел. Если ответственность за корпоративный аккаунт переходит другому человеку, заранее назначьте нужных администраторов.

При увольнении удалите рабочий аккаунт сотрудника. Средства сохранятся на общем балансе компании, а финансовая история останется в отчётах. При повторном приглашении будет создан новый рабочий аккаунт.

Полезно периодически проверять список сотрудников вместе с ответственным руководителем. Так управление доступом становится обычной частью работы компании.

Niko AI доступен для личных и рабочих задач. Если Вы организуете доступ сотрудников, условия общего баланса, оплаты и документов собраны на странице корпоративного аккаунта.